Tanda Tangan Elektronik: Pengertian, Manfaat, Legalitas, dan Cara Menggunakannya

Di era digital yang serba cepat, transformasi dalam dunia administrasi dan dokumentasi menjadi sebuah keniscayaan. Salah satu bentuk transformasi tersebut adalah penggunaan tanda tangan elektronik. Jika dulu proses menandatangani dokumen harus dilakukan secara fisik dan manual, kini cukup melalui perangkat digital dari mana saja dan kapan saja. Inovasi ini tidak hanya mendukung efisiensi kerja, tetapi juga menjawab kebutuhan akan sistem yang aman dan terpercaya.

Namun, masih banyak orang yang belum memahami apa sebenarnya tanda tangan elektronik itu, apakah legal, dan bagaimana cara menggunakannya. Artikel ini akan mengupas tuntas semua hal yang perlu Anda ketahui.

Apa Itu Tanda Tangan Elektronik?

Menurut UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Perlu dibedakan antara dua istilah yang sering tertukar:

• Tanda tangan elektronik: istilah umum untuk tanda tangan berbasis digital
• Tanda tangan digital: bentuk tanda tangan elektronik yang menggunakan teknologi enkripsi atau kriptografi

Di Indonesia, tanda tangan elektronik dibagi menjadi dua:

• Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi – tidak memerlukan validasi dari pihak ketiga dan bisa dibuat oleh siapa saja
• Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi – dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi yang telah diakui oleh pemerintah melalui Kominfo dan BSSN

Manfaat Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan elektronik bukan sekadar pengganti pena di atas kertas. Berikut beberapa manfaat yang membuatnya semakin relevan:

1. Efisiensi Waktu dan Biaya
Menandatangani dokumen tidak perlu lagi mencetak, mengirimkan, atau menunggu kurir. Semua bisa dilakukan secara instan.

2. Ramah Lingkungan
Penggunaan dokumen digital membantu mengurangi konsumsi kertas dan limbah kantor.

3. Aksesibilitas Tinggi
Bisa dilakukan dari mana saja dan kapan saja, menggunakan ponsel, laptop, atau perangkat lain.

4. Meningkatkan Produktivitas
Proses bisnis, administrasi, dan birokrasi menjadi lebih cepat karena tidak lagi tergantung pada pertemuan fisik.

5. Mendukung Digitalisasi Institusi
Cocok untuk sekolah, perusahaan, dan lembaga pemerintahan yang ingin bertransformasi secara digital.

Aspek Hukum dan Keamanan

Tanda tangan elektronik diakui secara hukum di Indonesia, selama memenuhi syarat tertentu. Hal ini dijelaskan dalam:

• UU ITE Pasal 11
• PP Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik

Agar sah secara hukum, tanda tangan elektronik harus:

• Dapat mengidentifikasi penandatangan
• Dibuat dengan data otentik yang hanya diketahui oleh penandatangan
• Tidak dapat diubah setelah penandatanganan dilakukan
• Terverifikasi oleh pihak ketiga atau PSrE (jika ingin bersifat tersertifikasi)

Lembaga resmi penyelenggara tanda tangan elektronik (PSrE) di Indonesia antara lain:

• BSrE (Balai Sertifikasi Elektronik) – di bawah BSSN
• PrivyID, VIDA, Peruri Sign, dan Digisign – penyedia swasta yang tersertifikasi

Semua layanan ini menggunakan teknologi enkripsi tingkat tinggi dan sistem two-factor authentication (2FA) untuk menjamin keamanan.

Bagaimana Cara Menggunakan Tanda Tangan Elektronik?

Berikut langkah umum menggunakan layanan tanda tangan elektronik:

1. Registrasi dan Verifikasi
Pengguna mendaftar di platform penyedia layanan dan melakukan verifikasi identitas. Biasanya, pengguna diminta untuk:

• Upload KTP elektronik
• Mengambil foto selfie
• Melakukan proses liveness check

2. Mengunggah Dokumen
Dokumen digital dalam format PDF atau lainnya diunggah ke platform.

3. Menandatangani Dokumen
Pengguna memilih posisi tanda tangan dalam dokumen. Tanda tangan bisa berbentuk:

• Teks
• Gambar hasil coretan digital
• Tanda digital tersertifikasi yang sudah terenkripsi

4. Menyimpan atau Mengirim Dokumen
Setelah ditandatangani, dokumen bisa langsung diunduh atau dikirim ke pihak lain.

Contoh layanan populer:

• PrivyID: mudah digunakan, sudah banyak digunakan oleh institusi pendidikan dan keuangan
• VIDA: punya fitur autentikasi biometrik
• BSrE: layanan gratis dari pemerintah untuk institusi publik
• DocuSign dan Adobe Sign: layanan internasional dengan fitur lanjutan

Tanda Tangan Elektronik vs Manual: Perbandingan Singkat

Tips Memilih Layanan Tanda Tangan Elektronik

Agar tidak salah pilih, berikut tipsnya:
1. Pastikan Legal dan Tersertifikasi
Pilih layanan yang terdaftar di Kominfo dan/atau BSSN.

2. Cek Kebutuhan
Untuk keperluan resmi (misalnya tanda tangan kontrak, dokumen hukum), gunakan layanan tersertifikasi.

3. Evaluasi Fitur dan Harga
Beberapa layanan menawarkan versi gratis dengan fitur terbatas dan paket berbayar untuk bisnis.

4. Baca Ulasan dan Kebijakan Privasi
Pastikan data pribadi Anda aman dan tidak digunakan untuk hal lain.

Tanda tangan elektronik adalah solusi praktis, aman, dan sah secara hukum untuk berbagai keperluan administrasi modern. Dengan manfaat yang meliputi efisiensi, aksesibilitas, dan keamanan, teknologi ini patut diadopsi oleh individu, institusi, maupun bisnis. Transformasi digital bukan sekadar tren, tetapi kebutuhan masa kini dan masa depan.

Jika Anda belum pernah mencoba tanda tangan elektronik, sekarang saatnya memulainya. Banyak layanan tersedia dengan proses mudah dan cepat. Bagi instansi pendidikan atau pemerintahan, Anda bahkan bisa memanfaatkan layanan BSrE secara gratis. Jadilah bagian dari perubahan menuju administrasi yang lebih cerdas, cepat, dan terpercaya.